Một trường học trực tuyến có rất nhiều chỉ số hiệu suất chính (KPIs), phụ thuộc vào các mục tiêu và đối tượng cụ thể của trường. Dưới đây là 30 KPI quan trọng có thể giúp đánh giá tổng thể sự thành công và hiệu quả của một trường học trực tuyến.

1. Tỷ lệ nhập học (Enrollment Rate) 

Chỉ số này là một số liệu cơ bản phản ánh hiệu suất của các chiến dịch tiếp thị và phát triển thương hiệu của trường. Tỷ lệ nhập học cao có nghĩa là có nhiều doanh thu và nguồn học viên lớn hơn, góp phần vào sự ổn định tài chính và sự phát triển của trường. KPI này đo số lượng và tỷ lệ phần trăm học viên đăng ký các chương trình hoặc số bằng cấp trực tuyến trong mỗi năm học hoặc mỗi học kỳ.

Cách theo dõi: Sử dụng Google Analytics để theo dõi lưu lượng truy cập trang web và tỷ lệ chuyển đổi, các công cụ tự động hóa tiếp thị để quản lý chiến dịch đăng ký.

2. Tỷ lệ tương tác của học viên (Student Engagement Rate)

Chỉ số này phản ánh hiệu suất của các chiến lược giảng dạy và yếu tố tương tác của trường. KPI này đánh giá mức độ tương tác và tham gia của học viên trong các khóa học trực tuyến, như qua diễn đàn thảo luận, bài kiểm tra, bài tập và phản hồi. Tỷ lệ tương tác cao thể hiện thiết kế và cách thức giao hàng khóa học hiệu quả, góp phần vào kết quả học tập tốt hơn.

Cách theo dõi: Thống kê LMS, theo dõi tham gia diễn đàn thảo luận.

3. Tỷ lệ giữ chân học viên (Student Retention Rate)

Đây là một KPI quan trọng thể hiện khả năng của trường xây dựng sự trung thành và sự hài lòng của học viên. Tỷ lệ giữ chân học viên cao làm nổi bật khả năng của cơ sở giáo dục trong việc cung cấp trải nghiệm học tập đầy ý nghĩa, giảm được chi phí tiếp thị liên tục để thu hút học viên mới, tiết kiệm tài nguyên và cải thiện danh tiếng của cơ sở.

Cách theo dõi: Các tính năng báo cáo LMS để theo dõi hoạt động và sự tham gia của học viên, khảo sát sự hài lòng của học viên.

4. Điểm  số mức hài lòng của học viên (Student Satisfaction Score)

Chỉ số phản hồi quý báu này cung cấp thông tin về sự hài lòng của học viên với các chương trình học, phương pháp giảng dạy và dịch vụ hỗ trợ của trường. Những học viên hài lòng có khả thể sẽ giới thiệu trường cho nhiều người khác, dẫn đến việc tăng chỉ số giới thiệu tự nhiên và tỷ lệ nhập học cao hơn. Điểm này cũng có thể củng cố lòng trung thành của học viên với trường học.

Cách theo dõi: Khảo sát trực tuyến và biểu mẫu phản hồi, các công cụ theo dõi truyền thông xã hội.

5. Tỷ lệ thành công của học viên (Student Success Rate)

KPI này thể hiện năng lực của trường trong việc hỗ trợ học viên và giúp họ đạt được mục tiêu học tập của bản thân, góp phần tạo niềm tin và mang lại các đánh giá tích cực. Tỷ lệ thành công của học viên cao tái khẳng định cam kết của trường với việc hỗ trợ cá nhân hóa việc học và các thành tích học tập cho mỗi học viên.

Cách theo dõi: Thống kê LMS, đánh giá sau khóa học và theo dõi kết quả sinh viên.

6. Tỷ lệ tiến bộ của học viên (Student Progression Rate)

KPI này là quan trọng trong việc đo lường khả năng của trường cung cấp các con đường học tập tiến bộ và hấp dẫn. Tỷ lệ tiến hóa cao cho thấy cấu trúc chương trình hiệu quả và khả năng giữ học viên tham gia và có động lực để nâng cao học vấn lên mức cao hơn.

Cách theo dõi: Các tính năng theo dõi LMS, cấu trúc và điều kiện tiên quyết của khóa học.

7. Thống kê thành phần học viên (Student Demographics)

KPI này thu thập và phân tích các đặc điểm thống kê của học viên trực tuyến, như tuổi, giới tính, vị trí, dân tộc, v.v... Hiểu biết về thành phần học viên giúp tùy chỉnh các khóa học và các chiến dịch tiếp thị để đáp ứng nhu cầu thị trường và sở thích cụ thể của nhóm học viên đối tượng, cũng như điều chỉnh tầm nhìn của trường cho phù hợp với nhu cầu của người học.

Cách theo dõi: Khảo sát học viên, biểu mẫu đăng ký, công cụ phân tích dân số.

8. Sự hài lòng của giảng viên (Faculty satisfaction)

KPI này đo độ hài lòng của các thành viên giảng dạy với các trải nghiệm dạy học trực tuyến,.
Cách theo dõi: Thông qua các cuộc khảo sát, xếp hạng, nhận xét, phản hồi.

9. Sự phát triển của giảng viên (Faculty Development)

KPI này xem xét mức độ và chất lượng của các cơ hội phát triển và đào tạo chuyên nghiệp dành cho các thành viên giảng dạy, để nâng cao kỹ năng và kiến thức giảng dạy trực tuyến của họ.

10. Đánh giá của giảng viên (Instructor Evaluation)

Những bản đánh giá giảng viên được thực hiện đều đặn sẽ mang lại thông tin cần thiết để đánh giá việc phát triển chuyên môn không ngừng nghỉ của họ, cũng như nuôi dưỡng tinh thần giảng dạy xuất sắc. Điều này giúp tìm được các giảng viên có phương pháp giảng dạy hiệu quả cũng như tìm ra các mặt cần cải thiện hoặc hỗ trợ. 

Cách theo dõi: Biểu mẫu đánh giá và khảo sát giảng viên.

11. Các khóa học hoàn thành (Course Completion Rate)

KPI này tính toán tỷ lệ phần trăm học viên hoàn thành thành công một khóa học trực tuyến hoặc một mô-đun trong khung thời gian dự kiến. Tỷ lệ hoàn thành cao thể hiện cam kết của trường trong việc cung cấp các nội dung thú vị và hấp dẫn, làm tăng ảnh hưởng tích cực đối với trải nghiệm học tập tổng thể, dẫn đến hiệu ứng lan tỏa tích cực về trường và tăng cường thành công của học viên.

Cách theo dõi: Các tính năng báo cáo của LMS, số liệu thống kê khóa học và khảo sát phản hồi của học viên. 

12. Xếp hạng phản hồi của khóa học (Course Feedback Rating)

KPI này là một công cụ đánh giá bắt lấy phản hồi tinh vi từ học viên về các khóa học cụ thể. Hiểu biết về phản hồi cụ thể của khóa học giúp trường xác định điểm mạnh và điểm yếu, dẫn đến sự cải tiến liên tục trong thiết kế khóa học và phương pháp giảng dạy để đáp ứng nhu cầu phát triển liên lục của người học.

Cách theo dõi: Khảo sát đánh giá khóa học, diễn đàn thảo luận và biểu mẫu phản hồi chi tiết của từng khóa học cụ thể. 

13. Chất lượng khóa học (Course Quality)

KPI này đánh giá chất lượng và tính thích hợp của các khóa học hoặc mô-đun trực tuyến, thông qua việc thiết kế giáo án, kết quả học tập, cách thức truyền đạt, phương pháp đánh giá. Điều này đảm bảo nội dung khóa học luôn thú vị, luôn mới mẻ và đáp ứng nhu cầu của học viên, góp phần giúp trải nghiệm học tập tốt hơn, nâng cao sự hài lòng của học viên trên tổng thể.

Cách theo dõi: Dựa vào các bản khảo sát đánh giá chất lượng về nội dung, và việc kiểm soát các phiên bản khác nhau của nội dung giảng dạy. 

14. Thời gian hoàn thành khóa học (Course Completion Time)

Chỉ số này giúp xác định những khóa học có thể tốn quá nhiều thời gian để hoàn thành hoặc các khóa học không đủ độ khó, và thông qua đó để điều chỉnh chương trình học.

Cách theo dõi: Dựa vào công cụ phân tích của LMS, tính năng đếm thời gian

15. Tính hiện hữu của khóa học (Course Availability)

KPI này đo lường tính sẵn có và khả năng truy cập tiện lợi của nguyên khóa học trực tuyển hoặc các mô-đun dành cho học viên, đạt được thông qua sự linh hoạt trong thời khóa biểu, sự hỗ trợ kỹ thuật kịp thời, nền tảng dùng cho việc dạy và học, v.v... 

16. Lượt truy cập trang web (Website Traffic)

KPI này là một chỉ báo quan trọng về mức độ hiển thị trực tuyến của trường và độ nhận diện thương hiệu. Lưu lượng truy cập trang web mạnh mẽ làm tăng khả năng tiếp cận của trường tới một nhóm học viên đối tượng và thu hút sự quan tâm tăng từ những học viên tiềm năng. Lượt  truy cập trang web cao giúp tăng độ nhận diện thương hiệu, từ đó thu hút học viên tiềm năng.

Cách theo dõi: Công cụ phân tích web như Google Analytics, công cụ SEO và theo dõi truyền thông xã hội.

17. Thời gian trung bình trên trang web (Average Time on Site)

Đây là một chỉ số cơ bản về thống kê trang web để đo lường sự tương tác của người dùng trực tuyến với trường. Thời gian trung bình trên trang web lâu được hiểu là do nội dung hấp dẫn và giao diện thân thiện với người dùng, tạo được kết nối sâu hơn với người truy cập. Thời gian trung bình dài thể hiện sự tương tác và quan tâm của người dùng trực tuyến đối với trường, thông qua đó giúp tăng khả năng chuyển đổi.

Cách theo dõi: Công cụ phân tích web, theo dõi truy cập từng phần, heatmaps.

18. Tỷ lệ chuyển đổi (Conversion Rate)

KPI quan trọng này tiết lộ hiệu quả của quy trình đăng ký khóa học của nhà trường và sức hấp dẫn trên trực tuyến của nó. Tỷ lệ chuyển đổi cao cho thấy khả năng của trường trong việc truyền cảm hứng cho học viên tiềm năng trong việc ra quyết định cho hành trình học tập của họ. Tỷ lệ chuyển đổi cao cho thấy những hoạt động tiếp thị có tính thuyết phục cao và trang web của trường hấp dẫn học viên tiềm năng.

Cách theo dõi: Google Analytics, công cụ tự động hóa tiếp thị và CRM, thực hiện A/B testign để tối ưu hóa trang web.

19. Chi phí mỗi thu hút (CPA)

KPI này là chỉ số đo lường mang tính tài chính với nhiều ý nghĩa, phản ánh hiệu suất của các khoản đầu tư vào tiếp thị của trường để thu hút học viên mới. Việc tối ưu hóa CPA giúp phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả để tối đa hóa lợi nhuận từ việc đăng ký khóa học.

Cách theo dõi: Công cụ phân tích tiếp thị, phần mềm theo dõi chi phí.

20. Giá trị trọn đời của khách hàng (CLV)

KPI chiến lược này phản ánh giá trị lâu dài của việc nuôi dưỡng mối quan hệ với học viên. Cần hiểu biết về CLV để có thể ra những quyết định đúng đắn trong việc đầu tư vào quá trình hỗ trợ học viên và các nỗ lực giữ học viên.

Cách theo dõi: Hệ thống quản lý mối quan hệ khách hàng (CRM), công cụ phân tích dữ liệu.

21. Tỷ lệ Rời bỏ

Đây là một chỉ số quan trọng về việc học viên rời bỏ, nó cho biết các khoản nào cần được cải thiện hoặc cần được hỗ trợ liền trong quản lý trường học. Giảm thiểu tỷ lệ Rời bỏ thúc đẩy cộng đồng học viên phát triển và trung thành thành.

Cách theo dõi: Thống kê LMS, khảo sát phản hồi học viên.

22. Việc sử dụng Hệ thống Quản lý Học tập (LMS)

Đây là một đánh giá quan trọng về sự áp dụng nền tảng và sử dụng nó một cách hiệu quả. Theo dõi việc sử dụng LMS giúp trường tối ưu hóa môi trường học tập số hóa, nhằm mục đích cải thiện trải nghiệm người dùng và tăng sự tương tác với học viên.

Cách theo dõi: Các tính năng báo cáo và thống kê LMS.

23. Thời gian phản hồi yêu cầu hỗ trợ (Support Response Time)

Chỉ số quan trọng này đo lường cam kết của trường trong việc hỗ trợ học viên và sự xuất sắc trong tinh thần phục vụ khách hàng. Thời gian phản hồi hỗ trợ nhanh chóng tạo nên môi trường học tập tích cực và tạo niềm tin cho học viên. Dịch vụ hỗ trợ nhanh chóng và hữu ích góp phần nâng cao trải nghiệm học tập tích cực và mức độ hài lòng của học viên.

Cách theo dõi: Hệ thống quản lý yêu cầu hỗ trợ, các công cụ trò chuyện trực tiếp.

24. Tỷ lệ bỏ học (Dropout Rate)

KPI này là một chỉ số quan trọng tiết lộ những thách thức tiềm ẩn mà sinh viên đang đối mặt và các lĩnh vực cần được can thiệp hoặc hỗ trợ thêm. Cần xác định những thách thức mà học viên đang đối mặt và các lĩnh vực cần hỗ trợ bổ sung để giảm việc bỏ học.

Cách theo dõi: Thống kê LMS, khảo sát học viên và biểu mẫu phản hồi.

25. Tỷ lệ tăng trưởng doanh thu (Revenue Growth Rate)

KPI  về mặt tài chính quan trọng này phản ánh hiệu suất kinh doanh tổng thể và thành công trên thị trường của trường. Tăng trưởng doanh thu mạnh mẽ chứng tỏ các chiến lược phát triển thị trường của trường có hiệu quả và khâu quản lý tài chính đã làm tốt. Cần theo dõi sức khỏe tài chính và sự mở rộng của trường theo thời gian, để phát triển kinh doanh một cách toàn diện.

Cách theo dõi: Công cụ báo cáo và phân tích tài chính.

26. Doanh thu trên mỗi học viên (Revenue Per Student)

KPI này tính toán tổng doanh thu trường tạo ra được trên mỗi học viên trực tuyến đăng ký vào một chương trình học hoặc đăng ký học một loại bằng cấp.

Cách theo dõi: Công cụ báo cáo và phân tích tài chính.

27. Chi phí mỗi khóa học (Cost per Course)

KPI này là một chỉ số tài chính quan trọng giúp quản lý các khoản chi phí dùng cho việc phát triển và duy trì khóa học. Hiểu biết về chi phí này giúp tối ưu hóa chi phí và có những quyết định đầu tư thông minh. Nó giúp quản lý các khoản chi phí liên quan đến phát triển và duy trì khóa học, đảm bảo hiệu suất chi phí.

Cách theo dõi: Phần mềm theo dõi chi phí, công cụ lập kế hoạch ngân sách.

28. Tỷ suất sinh lời từ đầu tư ROI (Return on investment)

KPI này so sánh tổng doanh thu và chi phí liên quan đến giáo dục trực tuyến để xác định tính sinh lợi nhuận và hiệu quả của chương trình học. Chỉ số ROI dương cho thấy chương trình học trực tuyến đang tạo ra giá trị cho tổ chức.

Cách theo dõi: Công cụ báo cáo và phân tích tài chính.

29. Tỷ lệ giới thiệu (Referral Rate)

KPI này phản ánh sự hài lòng và ủng hộ của học viên dành cho trường. Tỷ lệ giới thiệu cao cho thấy khả năng của trường tạo ra những tình nguyện viên tích cực và thu hút học viên mới một cách tự nhiên. Tỷ lệ giới thiệu cao cho thấy học viên hài lòng đang ủng hộ cho trường, góp phần vào sự phát triển tự nhiên.

Cách theo dõi: Hệ thống theo dõi giới thiệu, theo dõi truyền thông xã hội.

30. Cộng đồng cựu học viên (Alumni Network)

KPI này đo kích thước và sức mạnh của mạng lưới cựu học viên trực tuyến của trường,  là những người tiếp tục duy trì mối liên hệ và kết nối với nhà trường.

Những KPI này cùng nhau cung cấp cái nhìn tổng quan và toàn diện về hiệu năng của trường học trực tuyến, cho phép đưa ra các quyết định đúng đắn dựa trên dữ liệu, để cải thiện các chương trình giáo dục, trải nghiệm học viên và sự phát triển kinh doanh tổng thể. Khi nền giáo dục thay đổi, việc theo dõi và phân tích thường xuyên những KPI này sẽ giúp trường duy trì sự cạnh tranh và đáp ứng những nhu cầu thay đổi và luôn nâng cao của người học.

Để thu thập và theo dõi các chỉ số hiệu suất chính (KPI) cho một trường học trực tuyến, ban quản lý có thể sử dụng các công cụ và phương pháp khác nhau. Dưới đây là một số phương pháp nhà trường có thể thực hiện:

• Để thu thập dữ liệu về tỷ lệ nhập học, tỷ lệ giữ học viên, tỷ lệ hoàn thành khóa học và tỷ lệ thành công của học viên, trường có thể sử dụng Hệ thống Quản lý Học tập (LMS) để theo dõi hoạt động của học viên, tiến trình hoàn thành khóa học và thành tích.
• Để đo lường sự hài lòng của học viên và xếp hạng trong phản hồi về các khóa học, có thể triển khai các cuộc khảo sát, bảng câu hỏi và biểu mẫu phản hồi, sau đó dữ liệu thu thập được có thể được phân tích bằng các công cụ khảo sát và nền tảng phân tích dữ liệu.
• Lưu lượng truy cập trang web và tỷ lệ tương tác có thể được theo dõi thông qua các công cụ phân tích web như Google Analytics, cung cấp thông tin về hành vi của khách truy cập và tương tác với tài liệu khóa học.
• Các công cụ theo dõi truyền thông xã hội có thể được sử dụng để đo lường tương tác truyền thông xã hội và theo dõi dân số học viên, trong khi các công cụ tự động hóa tiếp thị hoặc hệ thống quản lý mối quan hệ khách hàng (CRM) có thể giúp theo dõi việc tạo dẫn, tỷ lệ giới thiệu về khóa học và chi phí thu hút học viên.
• Các công cụ báo cáo tài chính và các công cụ quản lý ngân sách có thể hỗ trợ trong việc theo dõi tăng trưởng doanh thu, chi phí mỗi khóa học và ROI.

Bằng cách triển khai những công cụ này, trường học trực tuyến có thể thu thập thông tin một cách hiệu quả và theo dõi các KPI liên quan, từ đó thúc đẩy việc đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu để cải thiện hiệu suất tổng thể và sự phát triển của mình. Một số nền tảng học tập thế hệ mới như Ucademy đã tích hợp đầy đủ những công cụ quan trọng này để giúp các trường học trực tuyến tạo ra những phân tích thông minh cần thiết cho sự phát triển và bền vững của trường.